Terminologens verktyg är inte bara metodik för begreppsanalys, definitionsskrivning och termval. Det finns också en hel del tekniska verktyg som underlättar delar av terminologiarbetet. Särskilt användbara är verktyg för extraktion, lagring, sökning och publicering av terminologi.
Struktur och kategorier
Hantering av terminologisk information bör ske systematiskt och på ett strukturerat sätt – oavsett om särskilda verktyg används eller ej. Principerna om begreppsorientering och termautonomi bör följas och stödjas av de tekniska verktygen. Begreppsorientering innebär att begreppet ska vara utgångspunkt i arbetet och att varje termpost bara ska innehålla terminologiska data om ett begrepp (och alla termer, på ett eller flera språk, som används för att uttrycka begreppet i fråga). Termautonomi innebär att man för varje term (som registreras i en och samma termpost) måste kunna upprepa språklig information (böjning, status etc.). Detta medför att varje term kan hanteras självständigt i en termbank.
Termposter och termbanker
Skämtsamt kan man tala om att terminologi lagras bäst i post och bank: termposter innehåller information om ett begrepp och samlas i databaser, termbanker. Termposterna är i sin tur uppbyggda av information som fördelats på olika datakategorier. Vanliga datakategorier är term, definition, anmärkning, källa men också statusindikationer (rekommenderad, accepterad, avrådd etc.) och metadatakategorier (senast ändrad, publicerad etc.). Många datakategorier finns beskrivna i databasen DatCatInfo som nås på: https://datcatinfo.net/.
Terminologihanteringssystem (TMS)
Ett terminologihanteringssystem (ett TMS, från eng. terminology management system[1]) definieras i en internationell standard som ’software tool specifically designed for collecting, maintaining, and accessing terminological data’[2]. Terminologihanteringssystem kan indelas på olika sätt, t.ex. utifrån tilltänkt målgrupp, erbjudna funktionalitet och grad av användarpåverkan. Därför går det att tala om t.ex. renodlade terminologihanteringssystem, termextraktionssystem (som kan användas för att mer eller mindre automatiskt få fram nya termer ur existerande listor och texter) och terminologikontrollsystem (som kan användas för att kontrollera termer som används i texter). Ibland ingår dock t.ex. termextraktion som en funktionalitet i ett terminologihanteringssystem.
Vilket verktyg bör väljas?
Generellt bör den tekniska lösning som väljs för terminologiarbetet fungera med den tänkta organisationsmodellen, passa medlemmarnas tekniska mognad och tillåta olika former av hantering av innehållet, dvs. inte vara fastlåst till vissa format eller tekniker. Dessutom krävs en fördelning av roller och ansvar även i förhållande till termbanken och en programvara som kan stödja dessa roller och arbetsprocesser – och som bäst möjligt motsvarar kravspecifikationen. Följande punkter kan vara lämpliga att fundera på vid val, inköp eller upphandling av terminologiverktyg:
- Innehåll
- Vilken typ av terminologisk information ska lagras? Även namn och annat?
- Vilken information står först på tur?
- Behövs specialanpassningar, särskilda datakategorier (interna (diarie)nummer etc.), avdelningsspecifik information?
- Vilka språk (teckenuppsättningar etc.)?
- Behöver innehållet klassificeras (t.ex. efter avdelning)? Finns intern klassifikation?
- Ska olika typer av innehåll presenteras för olika målgrupper?
- Behövs gränssnitt på flera språk? Måste gränssnittet vara på svenska?
- Ska verktyget användas för att rita och/eller visa begreppsdiagram?
- Administration
- Ska publiceringen både vara intern och extern? Allt på ett ställe eller per avdelning?
- Ska innehållet publiceras som helhet och/eller enligt klassifikation? (vägtermer för vägavdelningen etc.)?
- Ska verktyget användas för lagring/presentation och/eller utarbetande?
- Hur många licenser behövs (påverkar priset etc.)?
- Vilken budget finns för verktyget?
- Ska verktyget passas in i ett visst arbetsflöde?
- Behöver verktyget kunna hantera många olika roller/behörighet?
- Vem beslutar slutgiltigt inom organisationen?
- Ska verktyget användas för remisshantering (utskickning, insamling av svar etc.)?
- Användare
- I vilken mån behövs användaranpassning (interna regler etc.)?
- Vilken vana har den tilltänkta administratören? Krävs utbildning?
- Vilka/Hur många andra ska använda verktyget? Krävs utbildning?
- Vad vill användarna se? Allt? Alla fält, ämnesområden etc.?
- Hur vill användarna söka?
- Uppfyller verktyget krav på t.ex. tillgänglighet?
- Vilka språk finns gränssnitt och hjälp på?
- Teknik
- Behövs kompatibilitet med andra program som används inom organisationen? (dvs. i vilken grad behöver it-avdelningen kopplas in?)
- Ska ett färdigt verktyg (OTS) köpas in? Klientversion eller i molnet?
- Kan wiki-teknik vara ett alternativ (jfr Språkrådet m.fl.)?
- Ska verktyget användas enbart för terminologihantering eller även kunna hantera t.ex. excerpering, översättning, terminologikontroll?
- Vilka importer och exporter bör kunna göras? Stöds TBX?
- Hur ska inmatning av terminologi gå till: manuellt och/eller maskinellt (inkl. termskördning)?
Programvaror och leverantörer
Marknaden för ”färdiga” programvaror för terminologihantering är inte enorm, men den växer och i dag finns ett 30-tal programvaror för terminologihantering på marknaden. Några vanliga som används i Skandinavien är:
Generellt kan konstateras att ganska få organisationer har särskilda verktyg för terminologihantering. Ofta används ”allmänna” programvaror som Excel eller Word med publicering i pdf- eller html-format eller egenutvecklade (databas)system. Dessa program kan också fungera – om de används på ett strukturerat sätt. I Excel handlar det t.ex. om att ha många kolumner, inte blanda informationstyper i kolumnerna och om att representera ett begrepp per rad. I Word kan det vara lämpligt att också ha en typ av upplysning per stycke, gärna med en rubrik på varje fält.
För utbyte av terminologiska data finns det standardiserade xml-formatet TBX i olika varianter: https://www.tbxinfo.net/. I Norden används sedan länge formatet NTRF (Nordiskt termbanksformat): http://www.nordterm.net/filer/NTRF/Ntrf.pdf.
Läs mer om termbanker och andra terminologiverktyg:
- Lyngby Hoffmann, P & Nistrup Madsen, B. 2016. I: Terminologi i sprogteknologiske værktøjer og sprogteknologiske værktøjer til terminologistyring, https://sites.uwasa.fi/vakki/wp-content/blogs.dir/4/files/sites/93/2020/05/tankta_termer-terminologihansyn_i_nordiskt-perspektiv.pdf
- Nilsson, H, Kanner, A & Onikki-Rantajääskö, T. 2016. I: Post och bank – om lagring av terminologi, den svenska Rikstermbanken och den finska Vetenskapstermbanken, https://sites.uwasa.fi/vakki/wp-content/blogs.dir/4/files/sites/93/2020/05/tankta_termer-terminologihansyn_i_nordiskt-perspektiv.pdf
Standarder om termbanker och utbytesformat utarbetas i ISO/TC 37/SC 3:
- ISO 12620:2019: Management of terminology resources – Data category specifications
- SS-ISO 16642:2018: Datortillämpningar inom terminologi – Ramverk för terminologisk märkning
- ISO 22274:2013: Systems to manage terminology, knowledge and content – Concept-related aspects for developing and internationalizing classification systems
- ISO/TS 24634:2021: Management of terminology resources – TBX-compliant representation of concept relations and subject fields
- ISO 26162-1:2019: Management of terminology resources – Terminology databases – Part 1: Design
- ISO 26162-2:2019: Management of terminology resources – Terminology databases – Part 2: Software
- SS-ISO 30042:2014: System för terminologi-, kunskaps- och innehållshantering – TermBase eXchange (TBX)
[1] Flera andra termer är i omlopp, både på engelska och svenska, t.ex. termbanksprogramvara, terminology software etc.
[2] ISO 26162:2012
[3] https://insights.csa-research.com/reportaction/40508/Marketing