Allmänt
Terminologifrämjandet (org.nr 802521-2674, ideell medlemsförening) värnar om din[1] personliga integritet och föreningen sparar endast uppgifter som vi har ett direkt syfte med och har laglig grund att spara. Denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).
Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.
Behandling av personuppgifter är allt som kan göras med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Rättsliga grunder för behandling
Avtal om medlemskap
I och med att du betalar in medlemsavgiften till Terminologifrämjandet finns ett avtal om medlemskap mellan dig och föreningen. Detta avtal utgör den rättsliga grunden för Terminologifrämjandet att behandla personuppgifter i syfte att administrera föreningens verksamhet, däribland medlemsserviceärenden och söktjänsten Terminologifrämjandets konsultlista.
Berättigat intresse
Behandling av dina personuppgifter krävs för att administrera medlemsavgiften och möjliggöra informationsutskick. Behandling av utökade personuppgifter krävs för söktjänsten Terminologifrämjandets konsultlista. För dessa behandlingar stödjer vi oss på den rättsliga grunden berättigat intresse. Vi har gjort bedömningen att detta berättigade intresse i dessa fall väger tyngre än skyddet av din personliga integritet, eftersom vi annars inte kan hantera finansiering av verksamheten och inte uppfylla föreningens syfte. När du blir medlem får du också information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig kallas den/de som beslutar varför och hur personuppgifter ska behandlas. Terminologifrämjandet är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Terminologifrämjandets styrelse hanterar dessa frågor.
Kontaktuppgifter
Kontakta föreningens styrelse via e-post till ”styrelsen(a)terminologiframjandet.se” om du har frågor om denna personuppgiftspolicy.
Hur samlar vi in information om dig?
Vi samlar in information om dig:
- som du lämnar när du ansöker om medlemskap i Terminologifrämjandet,
- som du lämnar om du registrerar dig för publicering i konsultlistan eller
- som du själv kompletterar eller ändrar som inloggad på webbplatsen.
Vi hämtar inga uppgifter om dig från tredje part.
Vilken information samlar vi in och i vilket syfte?
Terminologifrämjandet samlar in följande information för att administrera ditt medlemskap:
- Person- och kontaktinformation: Namn, e-postadress, medlemskapsdetaljer.
- Användarnamn och lösenord till Terminologifrämjandets interna medlemswebbplats.
- Uppgifter du gett i samband med medlemsansökan respektive registrering för publicering i konsultlistan.
- Din kommunikation med oss.
- Som aktiv inom Terminologifrämjandet kan medlemsuppgifter, som t.ex. namn eller funktion, förekomma i exempelvis mötesprotokoll eller på föreningens webbplats.
De behandlingar som utförs är främst:
- Registrering och identifiering för att hantera inloggning.
- Insamling av e-postadresser för att skicka ut information inom föreningen.
- Insamling av kompetensprofil för att användas i söktjänsten för konsultlistan.
Hur länge sparar vi din information?
Terminologifrämjandet sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att fullgöra vårt ansvar mot dig och de ändamål som uppgifterna samlas in för i enlighet med denna personuppgiftspolicy. Vi sparar också dina uppgifter om lagkrav finns, t.ex. i bokföringslagen.
Teknikdetaljer
Fler detaljer om tekniken som relaterar till hantering av personuppgifter, se sidan Personuppgiftsrelaterade teknikdetaljer.
Dina rättigheter
Rätt till tillgång
Du har rätt att veta vilka uppgifter vi har registrerade om dig.
Rätt till rättelse
Du kan begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. I det fall de är ofullständiga kan du begära att uppgifterna kompletteras.
Rätt till radering och begränsning
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas i följande fall:
- Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats
- Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse
- Du invänder mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföringsändamål
- Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt
Om det finns lagliga grunder för varför personuppgifterna måste sparas, t.ex. för bokföringsändamål eller medlemsrapportering till myndigheter, kan föreningen neka din begäran.
Du har också rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas, t.ex. om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort.
Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att Terminologifrämjandet behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Läs mer på www.imy.se.
Vilka behöver vi dela dina personuppgifter med?
I vissa fall kan vi komma att dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter som är organisationer/företag utanför Terminologifrämjandet, till exempel för e-postutskickstjänster. Om det sker ser vi till att överföringen och behandlingen sker på ett säkert sätt som bevarar din integritet.
Hur skyddar vi din information?
Terminologifrämjandet har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering bl.a. genom att medlemsregistret återfinns på en inloggningsskyddad intern webbplats. Den e-posttjänst som Terminologifrämjandet använder för e-postutskick är också skyddad och uppdateras parallellt med webbplatsen.
Förändringar av denna personuppgiftspolicy
Det kan komma att göras ändringar i denna personuppgiftspolicy. Uppdaterad policy finns alltid på Terminologifrämjandets webbplats (www.terminologiframjandet.se), via en länk i sidfoten.
[1] Orden du, din, ditt och dina i denna text syftar på varje person som är medlem eller har ansökt om medlemskap i Terminologifrämjandet samt personer som nämnts som referenser i ansökningar till publicering i konsultlistan.